17 Tipps, um Dropbox optimal zu nutzen

Wenn Sie Dropbox nur verwenden, um Dateien auf allen Ihren Computern und anderen Geräten synchron zu halten, führen Sie den Dienst nicht aus. Dropbox ist einer der ersten Dienste, der über die reine Dateispeicherung in der Cloud hinausgeht. Wir diskutieren die besten Erweiterungen und Tricks für Dropbox.

Dropbox wird oft zu Unrecht als "ein weiterer Cloud-Dienst, in dem Sie Dateien speichern können" abgetan. Dies ist die teilweise Wahrheit, denn Speicherung ist zwar eine Möglichkeit dieses Dienstes, aber es ist nur eines der Elemente. Wir heben die nützlichsten Komponenten wie Zusammenarbeit, Senden großer Dateien, zusätzliche Sicherheit und Verknüpfen von Apps / Diensten hervor. Letzteres ermöglicht es beispielsweise, Ihre Dropbox als Fotoarchiv, 'FTP-Server' oder Memo-Rekorder zu verwenden. Wir werden auch Video-Streaming über Dropbox hervorheben und erfahren, wie Sie Dropbox auf Ihren Fernseher bringen. Lesen Sie auch: Mehr Speicherplatz in Dropbox kostenlos.

Für alle, die Dropbox noch nicht verwenden, geben wir eine Mikro-Einführung. Dropbox bietet Ihnen 2 GB Speicherplatz kostenlos. Der Speicherplatz kann gegen eine Gebühr erweitert werden. Das Dropbox-Programm erstellt einen Ordner auf Ihrem Computer. Alles, was Sie darin speichern, wird automatisch mit "der Cloud" synchronisiert. Anschließend installieren Sie Dropbox auf allen Ihren Computern, Tablets und Smartphones. Danach wird der Inhalt des Ordners überall verfügbar. Ohne Computer können Sie den Inhalt Ihrer Dropbox über die App anzeigen oder sich über www.dropbox.com anmelden.

01 Synchronisieren

Das Synchronisieren des Inhalts Ihres Dropbox-Ordners erfolgt vollautomatisch. Sie finden Dropbox als Symbol in Ihrer Taskleiste unten rechts auf dem Bildschirm. Klicken Sie auf das Symbol, dann auf das Zahnradsymbol und wählen Sie Einstellungen . Deaktivieren Sie Benachrichtigungen auf dem Desktop anzeigen, wenn Sie der Meinung sind, dass das Programm zu oft Popups anzeigt . Interessanter ist die Option Bandbreite . Wählen Sie hier die Option " Keine Begrenzung ", wenn Sie über eine schnelle Internetverbindung verfügen und möchten, dass Ihre Dropbox immer so schnell wie möglich aktualisiert wird.

Grundsätzlich werden die Dateien zwischen Ihrem Computer (oder einem anderen Gerät) und dem Dropbox-Clouddienst im Internet synchronisiert. Wenn Sie mehrere Geräte im selben Netzwerk haben, können Sie die Geräte auch miteinander synchronisieren lassen. Dies reduziert die Belastung der Internetverbindung und beschleunigt die Synchronisation. Die Option heißt LAN-Synchronisation und kann mit einem Tick aktiviert oder deaktiviert werden.

02 Versionswiederherstellung

Einer der Vorteile von Dropbox gegenüber der Konkurrenz ist die Wiederherstellung von Dateien. Dies liegt daran, dass von allen Dateien, die Sie in Ihrer Dropbox speichern, mehrere Versionen gespeichert werden. Wenn Sie also eine Word-Datei aus Ihrer Dropbox öffnen und dann das Dokument durcheinander bringen und speichern, können Sie eine frühere Version wiederherstellen lassen. Dies ist nützlich, wenn Sie beispielsweise länger an einem Projekt, einer Arbeit oder einer Abschlussarbeit arbeiten. Stellen Sie sicher, dass Sie die Datei im Windows Explorer vor sich sehen. Verwenden Sie die rechte Maustaste und wählen Sie Vorherige Versionen anzeigen . Die Dropbox-Webumgebung wird auf dem Bildschirm angezeigt. Anschließend können Sie eine frühere Version mit einem Mausklick wiederherstellen (oder herunterladen). Ältere Versionen werden standardmäßig 30 Tage lang gespeichert. Für Dropbox Pro ist eine Erweiterung verfügbar, mit der Revisionen bis zu einem Jahr wiederhergestellt werden können.

03 Gelöschte Dateien

Die Dateirevisionen aus dem vorherigen Tipp funktionieren auch für Dateien, die Sie versehentlich löschen. Wenn es sich um versehentlich gelöschte Dateien in einem Ordner handelt, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf diesen Ordner in Ihrem Explorer und wählen Sie Auf Dropbox.com anzeigen . Wenn Sie den Ordner nicht mehr haben, tun Sie dies im nächsten Ordner, der noch vorhanden ist. Die Webumgebung von Dropbox wird auf dem Bildschirm mit Ihren Dateien und möglicherweise Ordnern angezeigt. Oben rechts auf dem Bildschirm befindet sich neben der Suchfunktion ein Symbol für einen Mülleimer. Dies zeigt Ihnen die gelöschten Dateien und Ordner. Diese sind hellgrau dargestellt. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Datei, die Sie wiederherstellen möchten, und wählen Sie Wiederherstellen . Dies kann auch mit einem Ordner erfolgen. Die Dateien / Ordner werden automatisch in Ihrer Dropbox wiederhergestellt.

Zusätzlicher Speicherplatz

Die kostenlose Version von Dropbox bietet 2 GB Speicherplatz. Es gibt nur zwei kostenpflichtige Optionen, Dropbox Business und Dropbox Pro. Dropbox Pro kostet 99 Euro pro Jahr und dafür erhalten Sie 1 TB Speicherplatz. Der Cloud-Speicher von OneDrive und Google Drive ist bei gleicher Speicherkapazität etwas günstiger. Der Vorteil der Wettbewerber besteht darin, dass mehrere Speicherabonnements verfügbar sind. Wir sehen dies auch gerne in Dropbox, da die „finanzielle Lücke“ zwischen dem kostenlosen Plan und dem 1-TB-Plan sehr groß ist. Möchten Sie mehr Speicherplatz in Ihrer Dropbox, aber nichts bezahlen? Es gibt Möglichkeiten, Ihre Speicherkapazität kostenlos zu erweitern, indem Sie beispielsweise Ihre Freunde einladen, Dropbox ebenfalls zu verwenden. Finden Sie heraus, wie Sie den Speicherplatz erweitern können.

04 Ordner freigeben

Dropbox verfügt über eine Funktion zur Zusammenarbeit, die für Familien, (kleine) Unternehmen, Lerngruppen und (temporäre) Projekte nützlich ist, bei denen mehrere Personen Zugriff auf dieselben Dateien benötigen. Jeder erhält die Dateien in seinem Dropbox-Ordner, kann sie bearbeiten und neue Dateien hinzufügen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Ordner in Ihrem Dropbox-Ordner und wählen Sie Diesen Ordner freigeben . Geben Sie an, für wen Sie den Ordner freigeben möchten und welche Berechtigungen Sie erteilen möchten: Kann bearbeiten oder anzeigen . Ein Link wird gesendet und der Ordner kommt auf den Computern und Geräten der Personen an, die Sie eingeladen haben. Diese erfordern ein Dropbox-Konto.

Das Verwalten der von Ihnen freigegebenen Ordner funktioniert über www.dropbox.com. Klicken Sie hinter dem freigegebenen Ordner auf Freigeben / Personen zur Zusammenarbeit einladen .

05 Dateien senden

Sie können eine Datei oder einen Ordner auch einmal freigeben. Dies ist vergleichbar mit dem Prinzip, das Sie von WeTransfer kennen. Klicken Sie in Ihrem Explorer mit der rechten Maustaste auf eine Datei (oder einen Ordner) in Ihrer Dropbox und wählen Sie Dropbox-Link freigeben . Dropbox platziert einen Link in Ihrer Zwischenablage, den Sie mit Strg + V in eine E-Mail- oder Chat-Nachricht einfügen. In diesem Fall muss der Empfänger kein Dropbox-Benutzer sein, um Ihre Dateien herunterzuladen.

06 Was habe ich geteilt?

Um zu sehen, welche Links Sie in der Vergangenheit erstellt haben, melden Sie sich bei www.dropbox.com an und sehen Sie sich Links an . Hinter einer Datei oder einem Ordner befindet sich ein Kreuz, mit dem der freigegebene Link abgebrochen werden kann. Das Herunterladen Ihrer Datei (en) ist dann nicht mehr möglich. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol, um erweiterte Optionen anzuzeigen. Sie können beispielsweise ein Kennwort und ein Ablaufdatum festlegen, nach dem die Download-Option automatisch abgebrochen wird.

Niederländisch sprechend

Dropbox unterstützt viele Sprachen und ist auch in Niederländisch. Ist Ihre englische Sprache in der Dropbox-Webumgebung aktiv? Sie können die Sprache einfach ändern, indem Sie sich über www.dropbox.com anmelden. Klicken Sie oben rechts auf dem Bildschirm auf Ihren Namen und wählen Sie Einstellungen . Bei Einstellungen / Sprache Englisch, ändern Sie die Sprache mit Wechsel auf Niederländisch . Wenn das Dropbox-Programm auf Ihrem Computer auf Englisch ist, öffnen Sie die Programmeinstellungen über das Symbol in Ihrer Taskleiste. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol, wählen Sie Einstellungen und ändern Sie die Spracheinstellung unter Allgemein / Sprache .

07 In Dropbox hochladen

DBinbox ist eine externe Partei, die Ihrer Dropbox einen sicheren "externen Briefkasten" gibt. Nach dem Einrichten erhalten Sie einen Link von DBinbox. Jeder mit diesem Link kann Dateien in Ihre Dropbox hochladen. Ein Dropbox-Konto auf der Uploader-Seite ist nicht erforderlich, hier funktioniert alles im Webbrowser. Die Dateien werden im Unterordner Dropbox \ Apps \ dbinbox abgelegt.

08 E-Mail an Dropbox

Mit An Dropbox senden erhalten Sie eine spezielle E-Mail-Adresse. Die Anhänge von Nachrichten, die jemand an diese E-Mail-Adresse sendet, landen automatisch in Ihrer Dropbox im Unterordner Dropbox \ Apps \ Attachments. Dies ist nützlich, wenn Sie Fotos von einer Party sammeln möchten, zum Beispiel: Nicht jeder hat (oder versteht) Dropbox, aber (fast) jeder kann E-Mails senden. Selbst wenn Sie auf einem anderen Computer, Tablet oder Smartphone arbeiten und etwas in Ihre eigene Dropbox einfügen möchten (z. B. Fotos oder einen Film), ist "An Dropbox senden" hilfreich.

Mit DBinbox und Send to Dropbox ist dies eine Einbahnstraße: Benutzer können Dateien hinzufügen, aber nicht lesen oder löschen.

09 Wer-was-wo

Wenn Sie wissen möchten, was in Ihrer Dropbox vor sich geht, können Sie dies ganz einfach überprüfen. Melden Sie sich bei www.dropbox.com an und klicken Sie auf Ereignisse . Hier sehen Sie ein Protokoll der letzten Aktionen, z. B. neue und gelöschte Dateien. Um herauszufinden, welche Geräte oder Apps eine Verbindung zu Ihrer Dropbox herstellen, klicken Sie oben links auf dem Bildschirm auf Ihren Namen und wählen Sie Einstellungen / Sicherheit . Sie sehen alle Ihre Geräte und Anmeldesitzungen. Am unteren Bildschirmrand finden Sie die Apps / Dienste von Drittanbietern, auf die Sie (jemals) Zugriff haben. Sie können die Verbindung einfach durch Klicken auf das Kreuzsymbol trennen. Danach hat die App / der Dienst keinen Zugriff mehr.

Seien Sie vorsichtig beim Pairing

Sie müssen genau darauf achten, wenn Sie Apps oder Dienste mit Ihrer Dropbox verbinden. Dropbox gibt an, welcher Zugriff erforderlich ist. Ein Dienst / eine App sollte den Zugriff auf einen Unterordner im Ordner Dropbox \ Apps anfordern. Manchmal werden Sie nach dem vollständigen Zugriff auf alle Dateien und Ordner in Ihrer Dropbox gefragt. Dies ist nicht vorzuziehen, da es normalerweise nicht für den technischen Betrieb erforderlich ist. Ein Beispiel ist DROPitTOme. Diese Alternative zu DBinbox bietet mehr Optionen, erfordert jedoch Zugriff auf alle Ihre Dateien.

10 Verschlüsselung

Sie sollten ein hervorragendes Passwort für Ihre Dropbox und möglicherweise sogar eine Bestätigung in zwei Schritten verwenden. Abhängig von den Informationen, die Sie mit dem Dienst speichern, können Sie eine unabhängige Verschlüsselung verwenden, um Ihre Dateien noch sicherer zu machen. Hierfür stehen Lösungen wie Boxcryptor, Cloudfogger und Sookasa zur Verfügung. Die Einstiegsversionen sind kostenlos. Hinweis: Die Verschlüsselung ist manchmal nicht mit Apps / Diensten von Drittanbietern kompatibel. Sie benötigen außerdem die Verschlüsselungssoftware auf Ihrem Gerät, mit der Sie auf Ihre Dropbox-Dateien zugreifen möchten. Die Verwendung der Verschlüsselung für eine ausgewählte Anzahl von Ordnern / Dateien ist ein gutes Gleichgewicht zwischen Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit.

11 Dropbox überall

Wenn Sie Dropbox wirklich optimal nutzen möchten, wird empfohlen, Dropbox auf allen Ihren Geräten zu installieren. Tun Sie dies so schnell wie möglich, damit Sie nicht nach den Anmeldedaten suchen müssen, wenn Sie eine Datei benötigen. Für Smartphones und Tablets ist es ratsam, in der App einen zusätzlichen PIN-Code als zusätzlichen Schwellenwert für den Fall von Diebstahl oder Verlust festzulegen. Sie finden diese Sicherheitsschwelle in den App-Einstellungen.

12 Dropbox App

Die Dropbox-Apps für Smartphones / Tablets ermöglichen den Zugriff auf alle Ihre Dateien in Ihrer Dropbox. Die Dateien sind bei Bedarf verfügbar und werden nur beim Öffnen einer Datei auf Ihr Gerät heruntergeladen. Sie benötigen daher eine Internetverbindung. Sie können Ihre Fotos und Videos auch automatisch in Ihrer Dropbox sichern lassen. Diese Option finden Sie in den Einstellungen der App. Aufgrund der beträchtlichen Größe von Mediendateien wird empfohlen, diese nur zu aktivieren, wenn Sie über ein Dropbox Pro-Konto verfügen.

Zwei-Schritt-Sicherheit

Um Ihre Dropbox sicherer zu machen, können Sie eine zusätzliche Barriere für unbefugte Personen erstellen. Dieses Prinzip wird als "Bestätigung in zwei Schritten" bezeichnet und gilt zusätzlich zu Ihrer Kennwortüberprüfung. Melden Sie sich bei www.dropbox.com an, klicken Sie oben links auf dem Bildschirm auf Ihren Namen und wählen Sie Einstellungen / Sicherheit . Unter Two Step - Authentifizierung zu aktivieren , und den Schritten auf dem Bildschirm folgen. Nach der Aktivierung erhalten Sie einen zusätzlichen Code von Dropbox per SMS, wenn Sie ein neues Gerät verwenden oder versuchen, einen Dienst zu verbinden.

13 Streaming von Filmdateien

Vielen Menschen ist nicht bewusst, dass Sie Filmdateien von Ihrer Dropbox auf Ihr Tablet oder Smartphone streamen können. Technisch gesehen können Sie riesige Filmdateien in Ihrer Dropbox speichern und im Urlaub über WLAN auf Ihr Smartphone oder Tablet streamen. Der Trick funktioniert auch, indem Sie sich bei www.dropbox.com anmelden. Die Filmdatei wird in einem "Player" in Ihrem Browser abgespielt.

14 Karussell

Dropbox verfügt über eine eigene Foto-App, mit der Sie alle Ihre Fotos in Ihrer Dropbox auf angenehme Weise durchsuchen können. Sie finden die Option für Karussell in der linken Spalte, nachdem Sie sich unter www.dropbox.com angemeldet haben. Installieren Sie die Karussell-App auch auf Ihrem iOS- und / oder Android-Gerät. Eine gute Zeitleiste und Alben sind von zentraler Bedeutung. Leider indiziert Carousel standardmäßig alle Fotos in Ihrer Dropbox und damit viel Müll. Die Option zum Ausschließen von Ordnern scheint vorhanden zu sein, aber es wäre schön, wenn es umgekehrt funktioniert: Lassen Sie den Benutzer auswählen, welche Ordner im Karussell angezeigt werden dürfen, und ignorieren Sie den Rest.

15 Smart Apps

Es gibt viele Apps für iOS und Android, die Dropbox standardmäßig unterstützen. Zum Beispiel bieten Skyro (Android) oder Recorder for Dropbox (iOS) einen praktischen Memo-Recorder. Und wenn Sie Ihr Smartphone in einen Scanner verwandeln möchten, ist Genius Scan + (iOS und Android) eine gute App für 6,99 Euro. Die App digitalisiert "reale" Papiere und speichert sie als Datei in Ihrer Dropbox.

16 Tragbare Apps

Tragbare Apps sollen auf einem Flash-Laufwerk gespeichert werden, damit Sie immer Ihre Lieblings-Apps zur Hand haben. Es gibt jedoch keinen Grund, Dropbox nicht auf die gleiche Weise zu verwenden. Das Wichtigste ist, dass Sie nicht mehr auf allen Geräten dasselbe Programm installieren müssen. Alle Passwörter, Einstellungen und sonstigen Daten werden ebenfalls gespeichert.

Erstellen Sie zuerst einen neuen Ordner in Dropbox (Sie müssen ihn installiert haben, er funktioniert nicht über die Website). Gehen Sie dann zu www.portableapps.com und laden Sie das Programm herunter. Jetzt können Sie einzelne Apps in Ihre Dropbox einfügen und jederzeit bei sich haben, auch wenn Sie Ihr Flash-Laufwerk vergessen haben.

17 uTorrent

Sie können Dropbox auch zum Herunterladen von Torrent-Dateien verwenden. Sie können dies mit uTorrent tun, zum Beispiel einem winzigen Programm zum Herunterladen der Dateien. Laden Sie uTorrent auf Ihren PC herunter, falls Sie noch keinen hatten, und erstellen Sie einen Ordner in Ihrer Dropbox, in dem Sie die Torrent-Dateien ablegen. Sie können jetzt in uTorrent angeben, dass alle Dateien automatisch aus dem Ordner heruntergeladen werden sollen. Laden Sie es in einen bestimmten Ordner auf Ihrem PC herunter, damit Ihr Dropbox-Ordner nicht voll wird. Wenn Ihr PC über eine Dropbox-Verbindung verfügt, werden alle Torrent-Dateien, die Sie von einem Computer oder Smartphone in den Dropbox-Ordner ziehen, automatisch auf Ihren PC heruntergeladen.

Dropbox auf Ihrem Fernseher

Es ist schön, kreativ zu denken, um intelligentere Lösungen zu finden. Haben Sie beispielsweise ein Synology NAS oder einen anderen Austausch mit Dropbox-Unterstützung? Dann können Sie sicherstellen, dass Sie die Fotos und Videos von Ihrem Smartphone auf Ihrem Fernseher anzeigen können. Installieren Sie die Dropbox-App auf Ihrem NAS. Sie können mehrere Konten hinzufügen. Stellen Sie sicher, dass Sie von Ihrem Smart-TV aus auf Ihr NAS zugreifen können. Verwenden Sie die Dropbox-App auf Ihrem Smartphone und lassen Sie Medien mit dem Cloud-Dienst synchronisieren. Das Ergebnis ist, dass Sie jetzt Fotos und Videos über den Fernseher anzeigen können. Sie können den Trick mit dem Smartphone Ihres Partners oder Ihrer Kinder erweitern. Auf diese Weise kann jeder die Medien genießen, die sonst in seiner Tasche oder (Schul-) Tasche versteckt bleiben würden.