10 Tipps für Microsoft Outlook 2013

Das Verfolgen von E-Mails, Kalendern und Kontakten kann viel wertvolle Arbeitszeit in Anspruch nehmen. Alles, was Ihre Arbeit in Outlook beschleunigt, kann jedoch Ihre Produktivität drastisch steigern. Mit diesen 10 Tipps können Sie Ihre Nachrichten und Kalender schneller durcharbeiten und insgesamt effektiver arbeiten.

Dies ist ein lose übersetzter Artikel von unserer Schwesterseite PCWorld.com, geschrieben von Helen Bradley (@helenbradley). Die Meinung des Autors entspricht per Definition nicht der von ComputerTotaal.nl, und die genannten Begriffe und Einstellungen können in niederländischer Software unterschiedlich bezeichnet werden.

1. Zeigen Sie Ihren Posteingang nach Ihren Wünschen an

Wenn Sie Ihren Posteingang zum ersten Mal öffnen, wird eine Standardansicht angezeigt. Aber so muss es nicht aussehen. Klicken Sie in der Multifunktionsleisten-Symbolleiste auf die Registerkarte Ansicht und wählen Sie Ansicht ändern. Sie können aus mehreren Einstellungen auswählen, einschließlich der Anzeige nur der neuesten E-Mails.

Auf der Registerkarte Ansicht können Sie auch Nachrichtenvorschau auswählen und deaktivieren. Oder wählen Sie 1, 2 oder 3, um die Anzahl der Nachrichtentextzeilen unter der Kopfzeile anzuzeigen. Sie können dies pro Ordner oder für alle Ordner konfigurieren.

Klicken Sie auf Ansichtseinstellungen, um eine Ansicht anzupassen, z. B. Spalten hinzuzufügen oder die Reihenfolge neu zu ordnen. Mit den Arrangement-Optionen können Sie E-Mails nach Datum, Betreff usw. sortieren. Mit den Layoutoptionen können Sie den Ordnerbereich und den Lesebereich anpassen.

Wenn alles in Ordnung ist, klicken Sie auf Ansicht ändern> Aktuelle Ansicht als neue Ansicht speichern. Geben Sie einen Namen für die neue Ansicht ein und geben Sie an, für welche Ordner und von wem sie verwendet werden kann. Sie können jetzt zu dieser Ansicht zurückkehren, indem Sie auf Ansicht ändern klicken und dann Ihre gespeicherte Ansicht auswählen.

2. Definieren Sie neu, was eine E-Mail als "gelesen" kennzeichnet.

In Outlook haben ungelesene E-Mails eine andere Farbe als zuvor gelesene Nachrichten. Eine E-Mail kann jedoch sehr leicht als gelesen markiert werden, wenn Sie sie kaum angesehen haben, sodass Sie möglicherweise etwas Wichtiges verpassen.

Um dies zu vermeiden, wählen Sie Datei> Optionen> E-Mail und klicken Sie auf die Schaltfläche Lesebereich. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben "Elemente als gelesen markieren, wenn sie im Lesebereich angezeigt werden". Wählen Sie aus, wie lange die Nachricht im Lesebereich bleiben soll, bevor Outlook sie als gelesen markiert.

3. Schreiben Sie Ihre eigenen Regeln für die Anzeige von Nachrichten

Outlook 2013 bietet eine neue Möglichkeit, gelesene Nachrichten anzuzeigen. Links neben der Nachricht in Ihrem Posteingang befindet sich eine blaue Leiste, und die Kopfzeile ist ebenfalls blau. Sie können jedoch sowohl die Farbe als auch die Schriftart ändern. Sie können sogar Ihre eigenen Regeln schreiben und Ihre E-Mails mit Farben Ihrer Wahl ausstatten.

Sie können E-Mails eine bestimmte Farbe zuweisen, je nachdem, wer sie gesendet hat, oder Wörter in der Betreffzeile über Ansicht> Ansichtseinstellungen> Bedingte Formatierung. Sie können auch eine neue Regel hinzufügen, indem Sie auf Hinzufügen klicken. Geben Sie einen neuen Namen ein und klicken Sie auf Schriftart, um eine Schriftart und Farbe für den E-Mail-Header auszuwählen. Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche Bedingung, um die entsprechende Regel zu erstellen.

4. Korrigieren Sie die Aufgabenleiste

In Outlook 2013 ist die Aufgabenleiste standardmäßig deaktiviert, Sie können sie jedoch problemlos wiederherstellen. Klicken Sie auf die Registerkarte Ansicht, wählen Sie Aufgabenleiste und wählen Sie aus, welche Elemente in der Leiste angezeigt werden sollen. Sie werden in der Reihenfolge aufgelistet, in der Sie sie ausgewählt haben.

Die Aufgabenleiste funktioniert jedoch nicht mehr wie in früheren Versionen von Outlook. So breit es auch ist, Sie können nur einen Kalendermonat anzeigen. Und wenn Sie heute keine Termine haben, aber morgen, können Sie sie heute nicht sehen.

5. Stellen Sie eine Verbindung zu Ihren Social Media-Konten her

Wenn Sie Outlook mit Ihren Social Media-Konten verknüpfen, kann das Modul "Personen" Informationen zu Ihren Kontakten und deren Aktivitäten anzeigen. Gehen Sie dazu zu Datei> Info> Kontoeinstellungen> Konten für soziale Netzwerke. Wählen Sie einen Dienst aus, geben Sie die entsprechenden Kontoinformationen ein und ermöglichen Sie Outlook den Zugriff auf Ihr Konto.

Weitere Tipps für Microsoft Outlook 2013 finden Sie auf der nächsten Seite ...