So erstellen Sie praktische Mailinglisten in Word

Es wird zweifellos Tage geben, an denen Sie keine vierhundert Briefe versenden, die alle mit einem persönlichen Gruß und anderen persönlichen Informationen versehen sein müssen. Genau aus diesem Grund besteht eine gute Chance, dass Sie mit der Funktion von Mailinglisten in Word nicht vertraut sind und Stunden mit etwas verbringen, das in wenigen Minuten möglich ist (und auch weniger fehleranfällig ist). Wir helfen Ihnen, diese Zeit zu sparen.

1 Was sind Mailinglisten?

Mailinglisten sind eine Funktion in Word, mit der Sie Daten beispielsweise aus einem Excel-Dokument importieren können. Angenommen, Sie haben ein Excel-Dokument mit den Daten von 25 Personen. Word verwendet die Mailings-Funktion, um 25 Dokumente mit diesen Daten zu erstellen. Sie ergänzen den Rest des Dokuments mit Standardinformationen, die für jedes Dokument und jeden Brief gleich sind. So können Sie sehr schnell persönliche Briefe erstellen, während Sie die Arbeit nur einmal erledigen müssen. Lesen Sie auch: Ein echter Word-Experte in 12 Schritten.

2 Denken Sie einen Moment nach

Es klingt etwas ungeschickt, aber das Anhalten ist einer der nützlichsten Schritte in diesem Workshop. Nichts ist ärgerlicher, als alles in Krügen und Krügen zu haben und dann festzustellen, dass Sie das Excel-Dokument anpassen müssen, weil Sie etwas vergessen haben. Überlegen Sie, was Sie im Word-Dokument möchten. Zur Veranschaulichung senden wir eine Einladung zu einer Hochzeit. Erstens benötigen wir Name und Adresse für die Adressierung und die persönliche Anrede, möchten aber auch Tischnummern für das Abendessen vergeben. Es gibt 200 Gäste, so dass Sie sich vorstellen können, dass es manuell eine große Aufgabe wäre. Mit einer Mailingliste ist das ganz einfach.

3 Erstellen Sie ein Word-Dokument

Nachdem Sie eine grundlegende Vorstellung davon haben, was Sie in Ihr Dokument aufnehmen möchten (in unserem Fall einen Brief), ist es an der Zeit, es tatsächlich auszuarbeiten. Starten Sie Word und erstellen Sie ein neues Dokument über Datei / Neu / Leeres Dokument. Sie können auch einfach eine Vorlage verwenden, die das Endergebnis nicht beeinflusst. Erstellen Sie dann das Dokument oder schreiben Sie den Brief, den Sie eventuell senden möchten. Vervollständigen Sie diesen Brief, einschließlich Anrede, Adresse oben rechts (falls zutreffend) und in unserem Fall: Zuordnung der Tabellennummern. Machen Sie die Daten, die Sie automatisch ausgefüllt haben möchten, für einen Moment fett, dann werden Sie sie nicht vergessen. Wenn Sie den Brief ausfüllen, haben Sie einen konkreten Überblick darüber, ob Sie etwas vergessen haben. Überprüfen Sie das Dokument und lassen Sie es gegebenenfalls von anderen Interessengruppen (Ihrem Partner, Kollegen usw.) überprüfen, um festzustellen, ob Sie etwas vergessen haben. Speichern Sie das Dokument.

4 Erstellen Sie ein Excel-Dokument

Anschließend erstellen Sie das Excel-Dokument. Natürlich sparen Sie Zeit, wenn Sie bereits alle Namen und Adressen in Excel haben, sodass Sie nur die fehlenden Elemente hinzufügen müssen. Klicken Sie auf Datei / Neu / Leere Arbeitsmappe , um das neue Dokument zu erstellen. Vorlagen sind in diesem Fall nicht wünschenswert, sie werden nur verwirren, so einfach und einfach wie möglich halten. Es ist wichtig zu wissen, dass die Spalten in Excel als Betreff dienen (dh Name, Adresse, Tabellennummer usw.) und die Zeilen als Zusammenfassung all dieser Daten dienen, dh in unserem Fall ist jede Zeile eine andere Person .

5 Füllen Sie das Excel-Dokument aus

Jetzt können Sie das Excel-Dokument ausfüllen. In unserem Fall setzen wir die folgenden Überschriften in die erste Zeile des Dokuments: Vorname, Nachname, Adresse, Postleitzahl, Stadt- und Tabellennummer. Sobald Sie dies getan haben, sperren Sie die oberste Zeile in dem Dokument , indem Sie auf der Registerkarte klicken Bild in dem Band und dann Block Block / Obere Reihe . Das ist praktisch; Bei langen Dokumenten können Sie beispielsweise sehen, in welcher Spalte Sie wieder arbeiten, wenn Sie nach unten scrollen. Dann vervollständigen Sie das Dokument weiter: also in jeder Zeile die Informationen, die zu den Überschriften gehören (in unserem Fall Vorname, Nachname usw.) Wenn Sie die Dokumente per E-Mail senden möchten, benötigen Sie auch eine E-Mail-Adresse.

Achten Sie auf die richtigen Zelleigenschaften

Wenn Sie nur Text in dem Excel-Dokument verwenden, mit dem Sie Dokumente in Word generieren möchten, müssen Sie sich nicht um die Zelleigenschaften kümmern. Wenn Sie beispielsweise auch Beträge im endgültigen Dokument erwähnen möchten, sind die Zelleigenschaften wichtig. Mit den Zelleigenschaften teilen Sie Excel mit, was der Inhalt einer Zelle ist. Da wir möglicherweise den Unterschied zwischen einem Betrag, einem Datum oder einer Hausnummer leicht erkennen können, kann Excel dies nicht. Um Excel mitzuteilen, welcher Inhalt einer Zelle genau dargestellt wird, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zelle und wählen Sie Zellen. Im angezeigten Fenster können Sie links auswählen, welche Art von Inhalt die Zelle enthält, und rechts können Sie dies weiter konfigurieren (z. B. indem Sie angeben, wie viele Zahlen nach dem Komma angezeigt werden sollen).

6 Seriendruck-Assistent

Ihr Word-Dokument befindet sich im Aufbau und alle Adressen und sonstigen Informationen wurden in das Excel-Dokument eingegeben. Word kann viel mit den Informationen aus Excel anfangen, aber dann muss das Programm natürlich zuerst wissen, um welches Dokument es sich handelt und was genau es damit tun soll. Sie können diesen Link einfach mit dem Assistenten in Word herstellen. Stellen Sie sicher, dass das Word-Dokument, in das Sie die Daten einfügen möchten, geöffnet ist, und klicken Sie auf Mailings / Seriendruck starten / Schritt-für-Schritt-Seriendruck-Assistent .

7 Wählen Sie Excel-Dokument

Jetzt ist es Zeit, die wichtigen Entscheidungen zu treffen. Im ersten Schritt müssen Sie nichts auswählen, da wir bereits ein Dokument erstellt haben. Klicken Sie auf Weiter und lassen Sie die Option Aktuelles Dokument verwenden ausgewählt. Klicken Sie erneut auf Weiter . Lassen Sie die Option Vorhandene Liste verwenden ausgewählt und klicken Sie auf Durchsuchen . Navigieren Sie nun zu der von Ihnen erstellten Adressdatei und klicken Sie im angezeigten Fenster auf Öffnen und OK . Sie sehen nun die Adressen aus dem Excel-Dokument, in dem die erste Zeile (mit dem Beschreibungsnamen, der Adresse usw.) als Kopfzeile verwendet wird. Klicken Sie auf Weiter .