Machen Sie sich in 13 Schritten mit Synology Office auf den Weg

Microsoft Office ist der absolute Standard für Office-Software und auch eine hervorragende Suite. Es ist jedoch nicht kostenlos und das Speichern aller Dokumente in der Microsoft Cloud ist auch nicht immer die beste Wahl. Alternativen sind jedoch rar und bieten häufig keine Möglichkeiten für eine zentrale Speicherung und Zusammenarbeit. Ein überraschender Konkurrent ist Synology Office, das Sie nur für Ihre Nase verwenden. Wir zeigen Ihnen wie.

Tipp 01: Software auf dem NAS

Normalerweise kaufen Sie eine Nas hauptsächlich aufgrund der großen lokalen Speicherkapazität und des einfachen Zugriffs auf Ihre eigenen Dateien von jedem Gerät und zu jeder Zeit. Ein NAS kann jedoch noch viel mehr, z. B. Medien herunterladen, Filme und Audio streamen und Fotos anzeigen. Es ist weniger bekannt, dass der nas-Marktführer Synology über eine eigene Office-Suite verfügt, die vollständig auf NAS ausgeführt wird. Es ist nicht so umfangreich wie Microsoft Office, aber der Unterschied liegt hauptsächlich in den Funktionen von Word und Excel, die viele Leute sowieso nicht verwenden. Synology Office arbeitet übrigens in einem Browserfenster und ist daher mit Google Text & Tabellen vergleichbarer als mit der eigenständigen Software MS Office.

Tipp 02: Bereiten Sie die Nase vor

Bevor Sie mit der Installation von Synology Office auf dem NAS beginnen, müssen Sie den NAS konfigurieren und überprüfen. Melden Sie sich beim NAS an und prüfen Sie unter Start / Systemsteuerung / Aktualisieren und Reparieren, ob ein Update für die DSM-Betriebssoftware verfügbar ist . Wenn es eine neue Version gibt, klicken Sie auf Jetzt herunterladen / aktualisieren . Die nas aktualisiert die Software und startet sie neu. Melden Sie sich danach erneut an und prüfen Sie, ob möglicherweise weitere Updates vorhanden sind. Aktualisieren Sie anschließend alle installierten Pakete über Package Center / Installed / Update all . Es schadet auch nicht, Pakete zu deaktivieren oder zu entfernen, die Sie nicht mehr verwenden. Klicken Sie dazu neben den Namen des Pakets und wählen Sie Stopp oder im Dropdown-MenüLöschen .

Ist es wirklich kostenlos?

Vergleichen wir die Kosten für Synology Office und Microsoft Office. MS Office 365 Home kostet 100 Euro pro Jahr. Sie erhalten Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access, Publisher, OneNote und Skype für sechs Familienmitglieder sowie jeweils 1 TB Speicherplatz in OneDrive. Es funktioniert unter Windows, MacOS, iOS und Android. Synology Office ist jedoch kostenlos. Dafür erhalten Sie ein Textverarbeitungsprogramm, eine Tabelle, ein Präsentationsprogramm und eine Synchronisierung über Synology Drive. Abgesehen vom Kauf Ihres NAS (den Sie wahrscheinlich bereits hatten) kostet Synology Office kein Geld, nur etwas Platz auf Ihrem NAS.

Die Verwendung eines Nas nur als Speichermedium wird den Fähigkeiten des Nas nicht gerecht

Tipp 03: Installieren Sie Office

Installieren Sie jetzt Synology Office. Öffnen Sie das Paketcenter und klicken Sie auf Alle Pakete . Wählen Sie in der Mitte des Bildschirms die Collaboration Suite aus dem Dropdown-Menü . Die Auswahl der verfügbaren Pakete wurde jetzt auf die Pakete für Synology Office eingegrenzt. Stellen Sie sicher, dass Sie den Office- , Laufwerks- , Chat- , Note Station- , Kalender- und Synologieanwendungsdienst installieren . Beide Mail-Pakete sind optional und nur wichtig, wenn Sie auch über die nas mailen. Um ein Teil zu installieren, klicken Sie auf Installieren und führen Sie dann alle Schritte des Installationsassistenten aus.

Ein nas ist kein Backup

Wenn Microsoft alle erforderlichen Sicherungen der Dateien auf OneDrive für Sie erstellt, geschieht dies auf dem NAS nicht automatisch und Sie müssen dies selbst arrangieren, wenn Sie Synology Office verwenden. Machen Sie nicht den Fehler zu denken, dass keine Sicherung notwendig wäre, da sich die Dateien sowieso auf der Nase befinden. Wenn Sie Synology Office verwenden, ist der nas der einzige Speicherort. Es ist daher ratsam, ihn zu sichern. Dafür gibt es viele Möglichkeiten. Sie können auf einer anderen nas oder externen Festplatte, auf Online-Speicherdiensten oder einer externen Sicherungsfunktion wie dem Tandberg RDX Quikstor sichern.

Tipp 04: Benutzer erstellen

Viele nas-Geräte haben nur einen Benutzer, den Administrator. Wenn Sie Synology Office sinnvoll einsetzen möchten, ist dies nicht mehr möglich. Jeder, der die Office-Programme verwendet, muss über ein eigenes Konto auf dem NAS verfügen. Dazu gehört auch Sie als Administrator. Öffnen Sie die Synology- Systemsteuerung und wählen Sie Benutzer / Benutzer erstellen / erstellen . Füllen Sie alle Felder für den ersten Benutzer aus, insbesondere Name, E-Mail und Passwort sind wichtig. Klicken Sie auf Weiter und machen Sie ihn zu einem Benutzer der Benutzergruppe und der http- Gruppe , jedoch nicht der Administratorgruppe ! Geben Sie dem neuen Benutzer Zugriff auf die Anwendungen Chat , DSM und Laufwerkund optionale Extras wie File Station und Universal Search . Es ist auch nützlich , die Basisordneroption für jeden Benutzer zu aktivieren. Klicken Sie dazu auf die Registerkarte Erweitert . Überprüfen Sie am unteren Bildschirmrand den Dienst Benutzerbasisordner aktivieren und bestimmen Sie den Speicherort der Basisordner. Außerdem schalten Sie auf den Recycle Bin aktivieren Option , die Benutzer gelöschte Dateien wiederherstellen können. Es wird außerdem empfohlen, die Option Benutzer zwingen zu zwingen, das Kennwort zu ändern, nachdem der Administrator das Kennwort zurückgesetzt hat .

Tipp 05: Starten Sie Office

Öffnen Sie zum Starten von Synology Office das Hauptmenü des nas und starten Sie Drive . Das Laufwerk wird in einem neuen Browser-Tab geöffnet. Obwohl Synology Office ein echter Konkurrent von Microsoft Office sein möchte, ähnelt die Art und Weise, wie Sie das Paket verwenden, eher Google Text & Tabellen. Alle Programme werden im Browser ausgeführt und Sie beginnen nicht mit einem Textverarbeitungs- oder Berechnungsprogramm, sondern arbeiten anhand der Dokumente. Drive ist daher eine Art Explorer für die Dokumente und Ordner auf dem NAS. Die Hauptkomponenten werden am linken Rand des Laufwerks angezeigt. Dies ist von oben nach unten der Zugriff auf den Ordner Meine Dateien, in dem Ihre eigenen Dokumente gespeichert werden , den Teamordnerin denen Dokumente des Teams abgelegt werden können, und darunter eine Reihe von "Suchanfragen" wie " Mit mir geteilt", "Mit anderen geteilt", "Neu", "Markiert" und " Papierkorb" .

Tipp 06: Erstellen Sie ein Dokument

Um ein erstes Dokument zu erstellen, klicken Sie auf Meine Dateien und dann oben links auf das Pluszeichen. Sie haben jetzt die Wahl, ein Dokument , eine Tabelle oder Folien zu erstellen . Die Namen und Farben, die Synology für diese drei Dokumenttypen verwendet, sind dieselben wie die, die Microsoft in Office für Word, Excel und PowerPoint verwendet. Klicken Sie auf Dokument, um ein erstes Textdokument zu erstellen . Die nas öffnet das neue Dokument in einer neuen Registerkarte im Browser.

Die Synology Office-Programme funktionieren genauso wie die Webversionen von Word, Excel und PowerPoint

Tipp 07: Dokument bearbeiten

Nach dem Öffnen können Sie sofort mit dem Schreiben beginnen. Das ist nicht schwierig, da die Benutzeroberfläche des Textverarbeitungsprogramms in Synology Office der von Word wie zwei Wassertropfen ähnelt. Das Füllen eines Dokuments mit Text und Bildern und das schöne Erscheinungsbild erfordert wenig Aufwand. Wenn Sie sich in diesem Teil von Synology Office umschauen, sehen Sie zuerst die Menüs von oben nach unten, in denen alle Teile des Pakets Platz haben. Darunter die Symbolleiste mit Schaltflächen für die am häufigsten verwendeten Teile wie Schriftart, Größe, Farbe usw. Sie können eine Schriftart auswählen, indem Sie auf die Schaltfläche neben Arial klicken und eine Schriftart aus der Liste auswählen. Sie können aber auch einen der Absatzstile aus dem Menü daneben auswählen, indem Sie auf die Schaltfläche daneben klickenKlicken Sie auf normalen Text . Wenn nicht alle Funktionen in diese Leiste passen, befindet sich ganz rechts ein doppelter Abwärtspfeil. Klicken Sie darauf, um die zusätzlichen Funktionen sichtbar zu machen.

Tipp 08: Elemente einfügen

Um ein Bild einzufügen, wählen Sie Einfügen / Bild . Wählen Sie oben im Fenster den Ort aus, an dem sich das Bild befindet. Dies kann Ihr PC, Synology Drive, der NAS selbst oder ein Online-Standort sein. Wenn sich das Bild auf dem PC befindet, können Sie es per Drag & Drop vom PC in das Upload-Fenster im Browser ziehen. Klicken Sie dann auf OK . Sie können die Größe des Bildes wie in Word ändern und drehen. Wenn Sie kein Bild, sondern eine Tabelle einfügen möchten, klicken Sie auf Einfügen / Tabelle . Sie können aber auch die Schaltfläche Tabelle einfügen in der Symbolleiste verwenden. Auf diese Weise können Sie noch viele weitere Dinge in das Dokument aufnehmen, z. B. Formen, Diagramme und Kommentare.

Tipp 09: Dokument speichern

Um ein Dokument zu speichern, öffnen Sie das Menü Datei und wählen Sie Umbenennen . Standardmäßig benennt Synology Office jedes neue Dokument so lange, bis es als "Unbenannt" gespeichert wird. Geben Sie den neuen Namen ein und klicken Sie auf OK . Sie können dies auch tun, indem Sie oben rechts im Browserfenster auf den blauen Namen klicken. Nachdem der Name geändert wurde, speichern Sie das Dokument über Datei / Speichern . Oder verwenden Sie die Tastenkombination Strg + S., weil sie auch nur hier arbeiten. Nachdem das Dokument gespeichert wurde, können Sie es auch schließen. Schließen Sie dazu die Registerkarte Browser. Sie befinden sich jetzt wieder in Synology Drive und sehen das neue Dokument jetzt auch im Ordner Eigene Dateien. Auf die gleiche Weise können Sie auch ein Berechnungsdokument oder eine Präsentation erstellen und speichern.

Welche Synologie brauchst du?

Sie benötigen kein schweres NAS für Synology Office, aber nicht jede Synology ist geeignet. Die leichtesten Synologien mit nur einem Laufwerk erfüllen nicht die Anforderungen des Pakets, aber von zwei Laufwerken fast alle. Um den Verlust von Dokumenten zu vermeiden, konfigurieren Sie die beiden Laufwerke entweder mit RAID1 oder SHR, dem automatischen RAID von Synology. JBOD oder RAID0 werden in Kombination mit Synology Office wirklich nicht empfohlen. Berücksichtigen Sie auch die Speichermenge. Da der nas auch andere Aufgaben ausführt, wenn Sie mit mehreren Personen an mehreren Dokumenten arbeiten, sind 512 MB Arbeitsspeicher tatsächlich zu wenig. Als Faustregel gilt, dass jedes Synology NAS mit zwei Laufwerken und mindestens 1 GB Onboard-Speicher verwendet werden kann. Wenn Sie sicherstellen möchten, überprüfen Sie die Liste der kompatiblen Modelle unter www.synology.com.

Für Synology Office benötigen Sie ein Synology NAS mit mindestens zwei Festplatten und 1 GB RAM

Tipp 10: Beschriften Sie Dokumente

Traditionell können Sie Ihre Dokumente in Ordnern organisieren. Klicken Sie auf das Pluszeichen, um einen neuen Ordner zu erstellen. Eine andere Möglichkeit besteht darin, Dokumente zu kennzeichnen. Wählen Sie das Dokument aus und klicken Sie auf Beschriftungen . Geben Sie einen Namen für das Etikett ein und klicken Sie auf Erstellen . Wählen Sie eine Etikettenfarbe und klicken Sie auf OKum das Etikett an das Dokument anzuhängen. Sie sehen auch die verwendeten Etiketten am linken Rand des Laufwerks. Klicken Sie auf ein Etikett und alle Dokumente mit diesem Etikett werden angezeigt. Um ein vorhandenes Etikett an ein Dokument anzuhängen, ziehen Sie es in Drive auf das Etikett. Sie können ein Dokument auch zu einer Favoritenliste hinzufügen, indem Sie ihm einen Stern zuweisen. Sie können alle Dokumente auch über das Suchfenster oben rechts auf dem Bildschirm nach Schlüsselwörtern oder anderen Merkmalen durchsuchen.

Tipp 11: Geben Sie ein Dokument frei

Wenn Sie möchten, dass andere ein Dokument lesen oder sogar bearbeiten können, teilen Sie das Dokument zunächst mit diesen anderen. Klicken Sie auf Freigeben und wählen Sie in den Datenschutzeinstellungen die Art und Weise aus , die Sie freigeben möchten. Dann wird in der Invitee Liste Feld, geben Sie den Namen des Benutzers und geben Sie ihm besondere Rechte für das Dokument. Mit der Verwaltung wird die andere Person zum vollständigen Miteigentümer des Dokuments, es gibt jedoch auch mehrere niedrigere Rechteebenen. Über das Pluszeichen können Sie mehreren Personen Rechte einräumen. Klicken Sie dann auf Speichern . Die Personen, für die Sie das Dokument freigeben, sehen es dann im Ordner "Für mich freigegeben" in ihrer Laufwerks-App.

Tipp 12: Zusammenarbeiten

Freigegebene Dokumente enthalten normalerweise Änderungen und / oder Kommentare. Der Ordner "Für mich freigegeben " enthält Dokumente, die andere für Sie freigegeben haben. Nach dem Öffnen können Sie tun, wofür Sie Rechte erhalten haben. Sie können beispielsweise Kommentare über die Schaltfläche Kommentar einfügen in der Symbolleiste oben auf dem Bildschirm hinzufügen. Diese sind dann am Rand daneben zu sehen. Ein Dokument kann auch Kommentare von mehreren Personen enthalten. Sie können auch selbst darauf reagieren. Auf diese Weise können Sie das freigegebene Dokument zusammen mit den anderen verbessern. Als Eigentümer eines Dokuments können Sie Kommentare abhaken, wenn sie verarbeitet wurden und sie verschwinden. Wenn Synology Chat auf dem nas installiert ist, können Sie die Kommentare auch live in einem Chat mit den anderen Benutzern diskutieren.

Tipp 13: Fernzugriff

Um den Zugriff auf die Dokumente auf dem NAS noch einfacher zu gestalten, bietet Synology einige nützliche Apps. Für den PC gibt es das Synology Drive, das einen Ordner auf dem Computer erstellt und mit den Dokumenten auf dem NAS synchronisiert. Mit einem Doppelklick auf eines der Dokumente wird Synology Office im Browser geöffnet und Sie können das Dokument bearbeiten. Es gibt auch Synology Drive-Apps für Apple- und Android-Geräte. Für einen sicheren Zugriff über das Internet bietet die App den Synology QuickConnect. Mit ein paar Klicks haben Sie alles zum Laufen. Jedem neuen Benutzer, der sich zum ersten Mal bei Drive auf dem NAS anmeldet, wird angeboten, die Apps herunterzuladen und zu installieren.