Formatierung in E-Mails verwenden: So machen Sie es

Das Erstellen (und Empfangen) einer E-Mail ist oft recht einfach. Aber was ist, wenn Sie eine E-Mail senden möchten, die wirklich auffällt? Zum Beispiel, um eine Bewerbung zu senden oder für Marketingzwecke? Dann hilft es, Ihren E-Mails eine Formatierung hinzuzufügen. Auf diese Weise können Sie E-Mails formatieren.

Die Betreffzeile

Beginnen wir am Anfang: Die Betreffzeile ist eines der ersten Dinge, die Menschen sehen, wenn sie Ihre E-Mail erhalten. Eine ursprüngliche Betreffzeile, die weder zu lang noch zu kurz ist, kann Sie sofort hervorheben. Es hilft auch, ein Emoji hinzuzufügen. Auch wenn dies für eine Bewerbungs-E-Mail nicht immer ratsam ist, kann ein Emoji für Marketingzwecke den Unterschied ausmachen, ob Ihre E-Mail geöffnet ist oder nicht. Diese Emoji ersetzen nicht nur Wörter, sondern verleihen ihnen auch einen gewissen Charme, während sie die Aufmerksamkeit des Lesers auf sich ziehen. Das Hinzufügen von Emojis zu Ihrer Betreffzeile funktioniert derzeit übrigens nur, wenn Sie sie auf Ihrem Telefon hinzufügen.So können Sie auf Ihrem Telefon einen E-Mail-Entwurf erstellen, in dem Sie die Emojis in die Betreffzeile einfügen und dann den Text in der Browserversion von beispielsweise Google Mail fertigstellen.

Standardformatierung in Google Mail

In Google Mail selbst können Sie Ihrem Text einige Formatierungsoptionen hinzufügen, die Ihrem Text mehr Klarheit oder Hervorhebung verleihen. Denken Sie an Listen, machen Sie Text fett, kursiv oder durchgestrichen oder fügen Sie ein auffälliges Zitat hinzu. Öffnen Sie für all diese Dinge eine neue E-Mail und klicken Sie unten rechts auf "Weitere Formatierungsoptionen".

Standardformatierung in Outlook

Sie können Ihrem Text in Outlook auch eine Formatierung hinzufügen. Wenn Sie dasselbe Layout häufiger verwenden, können Sie es sogar in eine Vorlage verwandeln, sodass Sie das Layout beim nächsten Mal mit wenigen Klicks vor sich haben. Formatieren Sie dazu zunächst die E-Mail so, wie Sie es möchten. Speichern Sie es dann unter dem Dateityp 'Outlook-Vorlage'. Öffnen Sie diese Vorlage, sobald Sie sie benötigen. Tipp: Entfernen Sie Ihre Signatur aus der Vorlage, da sie sonst beim Senden zweimal angezeigt wird.

Formatieren mit Canva

In diesem Artikel über Canva haben wir Ihnen gezeigt, wie Sie ein Anschreiben erstellen. Sobald Sie diesen Brief erstellt haben, können Sie ihn natürlich auch direkt als Bild in Ihre E-Mail einfügen. Es ist möglicherweise nicht das neueste E-Mail-Marketing-Format, das Sie sich vorgestellt haben, aber es ist eine einfache Lösung. Gleiches gilt für alle Logos oder Banner, die Sie in Canva erstellen. Speichern Sie dazu das Bild oder den Buchstaben als 'JPG-Datei'. Öffnen Sie das Bild auf Ihrem Computer und kopieren Sie es, indem Sie mit der rechten Maustaste klicken und "Kopieren" wählen. Sie fügen es mit der Tastenkombination Strg + V in Ihre E-Mail ein.

Erstellen Sie Ihre eigene Vorlage

Möchten Sie wissen, wie Sie selbst funktionierende HTML-E-Mail-Vorlagen erstellen können, in denen der Leser mit dem Inhalt interagiert? Dann müssen Sie einen E-Mail-Dienst verwenden, in dem Sie Ihre eigenen Vorlagen kompilieren oder vorgefertigte Vorlagen verwenden können. Beispiele hierfür sind Mailchimp, Zohocampain und Email Octopus. Letzteres bietet sogar einige Vorlagen, die Sie kostenlos herunterladen können, ohne ein Profil erstellen zu müssen. Es ist ein kleines Rätsel und es kann eine Weile dauern, bis Sie den Dreh raus haben, aber es lohnt sich auf jeden Fall, wenn Sie Ihren E-Mails häufiger Formatierungen hinzufügen möchten.

Verwenden heruntergeladener Vorlagen in Google Mail

Möchten Sie die in Google Mail heruntergeladenen Vorlagen verwenden? Das funktioniert leider nicht so. Dazu müssen Sie zunächst ein Konto bei Saleshandy oder einem ähnlichen Dienst erstellen. Installieren Sie dann die entsprechende Chrome-Erweiterung. Mit dieser Erweiterung können Sie nicht nur Vorlagen in Ihre Google Mail-E-Mails einfügen, sondern auch E-Mails einfach und übersichtlich planen und bei Bedarf eine Lesebestätigung aktivieren. Gehen Sie wie folgt vor, um eine Vorlage hinzuzufügen und zu bearbeiten: Öffnen Sie zuerst die Vorlage in Chrome. Sie tun dies, indem Sie auf die Datei doppelklicken. Da es sich um eine HTML-Datei handelt, wird sie automatisch in Ihrem Browser geöffnet. Klicken Sie anschließend mit der rechten Maustaste auf die Seite und wählen Sie "Seitenquelle anzeigen". Nun wird der HTML-Code der Vorlage geöffnet.Wählen Sie alles mit der Tastenkombination Strg + A aus, um es auszuwählen, und verwenden Sie dann Strg + C, um es zu kopieren.

Öffnen Sie dann eine neue E-Mail-Datei in Google Mail. Unten sehen Sie nun einige neue Symbole. Diese gehören zur Sales Handy-Erweiterung. Wählen Sie "Vorlagen" und dann "Vorlage erstellen". In Ihrem Browser wird nun ein neuer Bildschirm geöffnet, in dem Sie die Vorlage erstellen können. Klicken Sie auf den Quellcode und fügen Sie den HTML-Code der Vorlage ein. Klicken Sie dann auf "OK". Sie können die Vorlage jetzt nach Ihrem Geschmack und Ihren Erkenntnissen bearbeiten. Sie können alle Bilder anpassen, Text ändern und Links zu Websites platzieren. Vergessen Sie übrigens nicht, Ihrer Vorlage oben links einen Betreffnamen zu geben, da die Vorlage sonst nicht gespeichert werden kann.

Anschließend öffnen Sie die Vorlage in Google Mail, indem Sie erneut auf das Symbol "Vorlage" klicken. Wählen Sie dann "Alle Vorlagen". Sie werden sehen, dass Ihre selbst erstellte (oder bearbeitete) Vorlage jetzt enthalten ist. Wenn Sie darauf klicken, wird es automatisch in Ihre E-Mail geladen. Sie können jetzt wieder den gewünschten Text und das gewünschte Layout bearbeiten und anpassen. In jedem Fall ist es ein Tipp, immer zuerst eine Test-E-Mail an sich selbst zu senden, um festzustellen, ob die Vorlage wie gewünscht funktioniert. Und voila! Jetzt wissen Sie, wie es funktioniert, E-Mails von einfach bis ausführlich zu formatieren: Niemand wird Ihre E-Mails mehr verpassen!