Google Drive bereinigen: Ordnung ins Chaos bringen

Google Drive ist nützlich als externer Archivbereich oder zum Freigeben von Dateien. Aber genau wie ein physischer Speicherplatz wird es schnell zu einem Chaos. Sieht Ihr Google Drive auch wie ein überfüllter Aktenschrank aus? Dann machen Sie etwas Arbeit von der Organisation. Mit den Tipps in diesem Artikel können Sie Ihr Google Drive bereinigen, um einen Überblick zu erhalten.

Listenansicht

Sie entscheiden, wie Sie Ordner und Dateien in Google Drive auf dem Bildschirm anzeigen: in der Listen- oder Rasteransicht. Wenn Sie sich für die Listenansicht entscheiden, können Sie den Zeilenabstand festlegen. Klicken Sie dazu auf das Zahnrad, in dem Sie die Dichteeinstellung finden . In diesem Auswahlmenü können Sie die Dichte der Listenzeilen auf Kompakt , Geräumig oder Sehr geräumig einstellen .

Viele Nutzer konzentrieren sich auf die Mitte des Bildschirms, wenn sie Dateien in Google Drive organisieren möchten. Folgen Sie besser der linken Navigationsleiste, um Ihre Ordner zu organisieren, und reservieren Sie die Mitte des Bildschirms, um den Inhalt des ausgewählten Ordners anzuzeigen.

Organisieren

Haben Sie viele Dokumente in Ihrem Google Drive, die sich nicht ordentlich in Ordnern befinden? Dann wissen Sie, dass etwas nicht stimmt. Auf diese Weise machen Sie es anderen schwer - insbesondere in einer Organisation. Arbeiten Sie also mit Unterordnern. Das hilft, Ihre Dateien in kleinere spezifische Gruppen zu unterteilen. Verwenden Sie immer eine aussagekräftige, eindeutige Bezeichnung, die kurz und bündig ist, um Verwirrung zu vermeiden. Und stellen Sie sicher, dass Sie bei der Benennung von Ordnern und Dateien konsistent sind.

Wenn Sie einen Ordner mit einer Nummer oder Nummer starten können, verpassen Sie die Gelegenheit nicht. Dadurch werden Ihre Ordner automatisch visuell organisiert. Seien Sie vorsichtig mit Leerzeichen und Satzzeichen. Verwenden Sie also keine Fotos von 2019, sondern 2019_Fotos. Sie können einen Ordner für unsortierte Dateien verwenden, aber vermeiden Sie ihn so weit wie möglich. Ein solcher Ordner Allerlei wird schnell zum nächsten Müllschrank.

Farben

In Google Drive werden alle Ordner standardmäßig grau angezeigt. Sie können Ihren Ordnern jedoch 24 Farben hinzufügen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Ordner in der Seitenleiste oder im Hauptfenster und verwenden Sie den Befehl Farbe ändern . Wählen Sie dann die gewünschte Farbe. Da sich die Namen der Ordner auf den Inhalt beziehen, können Sie die Farben für eine andere Dimension verwenden. Sie können beispielsweise Ordner oder Unterordner mit Arbeiten, die Sie jetzt fertiggestellt haben, grau belassen. Aber Ordner, in denen Sie arbeiten, machen Sie zum Beispiel grün. Wenn Sie dann schnell auf Ihre aktuellen Angelegenheiten zugreifen möchten, wählen Sie die grünen Ordner aus.

Wenn Sie mit freigegebenen Ordnern arbeiten, die für verschiedene Gruppen bestimmt sind, können Sie einen gelben Ordner für Teamgelb und einen roten Ordner für Teamrot erstellen. Oder Sie geben Ihren Download-Ordnern oder Ihren persönlichen Ordnern eine Farbe. Vielleicht macht es Sinn, dass jedes Projekt eine andere Farbe bekommt?

Mit Stern

Oben links zeigt Google Drive die Kategorien an: Mein Laufwerk, Für mich freigegeben, Zuletzt verwendet und Markiert. Star häufig verwendete Dokumente. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf ein Dokument. Ein solcher Stern erspart Ihnen die erneute Suche.

Außerdem sind Sterne nützlich, um anzuzeigen, welche Dokumente Sie noch fertigstellen müssen. Entfernen Sie den Stern, wenn die Arbeit erledigt ist. Wenn Sie dies vergessen, kann sich sogar die Liste der Sterndateien schnell füllen.

Geben Sie Google Drive geräumig frei

Google war einer der Pioniere unter den Cloud-Speicherdiensten, die die Schwelle von 10 GB freiem Speicherplatz überschritten haben. Jetzt hat jeder Benutzer 15 GB freien Speicherplatz. Das hört sich toll an, aber jeder, der große Videodateien, viele hochauflösende Fotos und umfangreiche PDF-Dateien hochlädt, wird feststellen, dass dieses Kontingent auch begrenzt ist. Google hat auch eine eigene Methode zur Berechnung der belegten Speicherkapazität. Diese Beschränkung auf 15 GB gilt nicht nur für alles in Ihrem Laufwerk, sondern auch für alle Ihre Nachrichten und Anhänge in Google Mail.

Umso mehr sollten Sie Ihre Postfächer regelmäßig reinigen und große Anhänge entfernen. Sie können die Details Ihres Speichers auf der Google Drive-Speicherwebsite anzeigen. Die Dokumente, die Sie mit Google Text & Tabellen, Folien und Blättern erstellen, werden jedoch nicht auf Ihren Google Drive-Speicher angerechnet. So halten Sie Ihr Google Drive schlank, indem Sie im nativen Format von Google arbeiten.

Die Art und Weise, wie Sie Google Fotos verwenden, ist ebenfalls wichtig, um das 15-GB-Limit einzuhalten. Wenn Sie Google Fotos verwenden, können Sie die Fotos über die Einstellungen in hoher Qualität (2048 x 2048 Pixel) anstelle von Originee l speichern . Auf diese Weise können Sie unbegrenzt viele Fotos speichern. Gleiches gilt für Videos, wenn Sie Google erlauben, sie auf 1080p (Full HD) zu komprimieren.

Wenn Sie einen Überblick über den verfügbaren Speicherplatz und die von Ihnen gespeicherten Daten haben, können Sie mit der Reinigung beginnen. Wählen Sie den Abschnitt Mein Laufwerk und wechseln Sie zur Listenansicht. Unten links sehen Sie, wie viel Speicherplatz Sie derzeit verwenden. Da Google die Dateien, die andere mit Ihnen teilen, nicht auf Ihr Kontingent angerechnet hat, fragen Sie, welche Dateien Ihnen wirklich gehören. Verwenden Sie daher die Suchfunktion und klicken Sie in das Suchfeld auf den nach unten zeigenden Pfeil, damit Sie als Eigentümer des Felds die Option Von mir besessen auswählen. Klicken Sie auf die blaue Schaltfläche Suchen und Sie erhalten eine Liste der benutzerdefinierten Dateien. Löschen Sie die nicht mehr benötigten Dokumente.

Da Sie sich jetzt im Organisationsmodus befinden, werfen Sie die Dinge, die Sie nicht mehr verwenden, sofort weg. Wenn Sie eine Datei aus Google Drive löschen, wird sie in den Papierkorb verschoben. Alle Dateien im Papierkorb können dort bleiben und Speicherplatz beanspruchen, bis Sie den Papierkorb leeren.

Wenn es sich bei dem von Ihnen gelöschten Dokument um eine Datei handelt, die eine andere Person mit Ihnen teilt, wird die Datei nur von Ihnen selbst gelöscht. Wenn es sich um ein Dokument handelt, das Sie mit anderen teilen, verlieren diese anderen auch den Zugriff auf das Dokument, wenn Sie es aus sich selbst löschen. Das Laufwerk zeigt keine Bestätigungsmeldung an, wenn Sie Dateien löschen. Sie haben jedoch die Möglichkeit, das Löschen mit der Schaltfläche " Rückgängig" rückgängig zu machen .

Kopieren Sie freigegebene Dokumente

Zeigen Sie die Kategorie Mit mir geteilt an . Auch hier kann es zu einem Durcheinander von Dateien und Ordnern kommen. Sie können eine solche freigegebene Datei in einen beliebigen Ordner auf Google Drive verschieben. Verwenden Sie dazu den Befehl Verschieben, um mit der rechten Maustaste zu klicken . Beachten Sie jedoch, dass eine solche freigegebene Datei immer Eigentum des ursprünglichen Eigentümers bleibt. Er oder sie kann es jederzeit löschen und dann verschwindet es auch von Ihnen. Wenn es sich um eine Datei handelt, die Sie wirklich nicht verlieren möchten, können Sie aus Sicherheitsgründen eine Kopie dieser Datei erstellen.

Eine solche Kopie ist nicht mehr dem Benutzer zugeordnet, der sie ursprünglich freigegeben hat. Die neue Kopie liegt also ganz bei Ihnen. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die freigegebene Datei und wählen Sie den Befehl Kopie erstellen . Diese Kopie wird auf Mein Laufwerk und nicht in der Kategorie Mit mir freigegeben angezeigt.

Konvertieren Sie PDF-Dateien

Haben Sie viele PDF-Dateien auf Ihrem Google Drive? Wenn Sie sperrige Dateien verwenden, können Sie Speicherplatz sparen, indem Sie sie in das Google Text & Tabellen-Format konvertieren. Schließlich wissen Sie, dass diese nicht in die Berechnung Ihres belegten Speicherplatzes einbezogen werden. Sie führen diese Konvertierung durch, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei klicken und dann den Befehl Öffnen mit gefolgt von Google Text & Tabellen auswählen . Das Ergebnis ist ein Google Doc mit genau demselben Namen wie die PDF-Datei.

Sie können dann die PDF-Datei löschen. Vergessen Sie nicht, den Mülleimer zu leeren. Sie können auch in den Google Drive-Einstellungen angeben, dass alle hochgeladenen Dateien standardmäßig in das Google Text & Tabellen-Format konvertiert werden sollen.

Symbolische Links

Angenommen, Sie möchten verschiedene Kopien derselben Datei in verschiedenen Ordnern auf Google Drive aufbewahren. Sie haben beispielsweise mehrere Ordner für andere Personen freigegeben, und bestimmte Dokumente sind für alle Teams bestimmt. Wenn jemand etwas an einer Kopie dieser Datei ändert, werden diese Änderungen sofort auf alle Kopien übertragen. Dies funktioniert mit einem symbolischen Link. Sie erstellen tatsächlich einen Alias ​​für diese Datei.

Wählen Sie die Datei aus, zu der Sie einen symbolischen Link erstellen möchten, und verwenden Sie die Tastenkombination Umschalt + Z. Daraufhin wird ein Mini-Menü angezeigt, in dem Sie angeben, in welchem ​​Ordner der symbolische Link platziert werden soll. Die Umschalt + Z-Verknüpfung funktioniert unter Windows und MacOS. Sie können die Verknüpfung sowohl auf Dateien als auch auf Ordner anwenden. Wenn Sie die Hauptdatei löschen, verschwinden auch die symbolischen Links.