Erstellen Sie eine Datenbank mit Sodadb

Um die Verwaltung eines Theaterclubs einzurichten oder eine ständig wachsende Sammlung von Comics zu organisieren, benötigen Sie ein digitales Managementsystem. Sie können dann intelligente Suchfunktionen zum Drucken von Listen, Mailings und Etiketten freigeben. Vermeiden Sie, dass Ihr Verwaltungssystem in einer unklaren Sackgasse landet, und verwenden Sie eine Datenbank! Mit dem kostenlosen Programm Sodadb können Sie eine Online-Datenbank einrichten, die Sie problemlos mit anderen teilen können.

Tipp 01: 10.000 Datensätze

Es gibt einige kostenlose Online-Datenbanklösungen. Wir verwenden hier Sodadb (Simple Online Database), einen Online-Datenbankmanager, der stolz auf seine Benutzerfreundlichkeit ist. Um es dem Benutzer so einfach wie möglich zu machen, haben die Hersteller auf die speziellen Funktionen verzichtet. In der kostenlosen Version können Sie bis zu 10.000 Datensätze verwalten, was für die meisten Heimanwender mehr als ausreichend ist. Wenn Sie dies auf 35.000 Datensätze erhöhen möchten, zahlen Sie 3,49 USD pro Monat. In Sodadb ist es möglich, externe Dateien hochzuladen, um sie mit Datensätzen zu verknüpfen. In der kostenlosen Version ist der Speicherplatz jedoch sehr begrenzt. Sie können die Datenbank über eine Webadresse freigeben und ändern. Darüber hinaus verschlüsselt Sodadb die Verbindung zum Server, sodass Ihre Daten sicher sind. Und schließlich ist grundsätzlich keine Registrierung erforderlich. Surfen Sie zu www.sodadb.com und starten.

Datenbank versus Tabellenkalkulation

Tabellenkalkulationen und Datenbanken werden zum Verwalten, Speichern, Suchen und Ändern von Daten verwendet. Eine Tabelle ist nützlich, um viele Daten des gleichen Typs zu verarbeiten, z. B. eine lange, aber einfache Adressliste. Wenn Sie jedoch verschiedene Datenquellen in Bezug zueinander anzeigen möchten, benötigen Sie eine Datenbank. Eine Datenbank ist wie eine Tabelle über Steroide. In einer Datenbank ist es einfacher, viele (Hunderte oder Tausende) Daten zu verwalten. Darüber hinaus wurde eine solche Datenbank erstellt, um Daten durch erweiterte Suche zu sammeln. Aus dem Suchergebnis können Sie dann beispielsweise Etiketten drucken oder E-Mails senden. Sie können auch verschiedenen Benutzergruppen problemlos unterschiedliche Rechte zuweisen. Beispielsweise kann eine Gruppe nur die grundlegenden Informationen sehen.Es gibt auch eine Gruppe, die Daten bearbeiten kann, und eine Gruppe, die nur die Daten sehen und bearbeiten kann, die diese Gruppenmitglieder selbst eingegeben haben.

Tipp 02: Vorlagen

Wenn Sie noch nie mit einer Datenbank gearbeitet haben, schauen Sie sich am besten die Vorlagen an. Oben rechts befinden sich die Vorlagen im grünen Feld. Diese sehen sehr vielversprechend aus: ein persönliches Adressbuch, eine Musiksammlung, eine Film- und Büchersammlung, Geschäftskontakte und mehr. Sie können den Satz von Vorlagen erweitern und erhalten noch mehr: eine Online-Petition, einen Kundenstamm und so weiter. By the way, unter diesen Links finden Sie auch den Link sehen von vorne anfangen für diejenigen , die von Grund auf neu starten wollen. Die Vorlagen sind in Personal und Business organisiert . Wenn Ihnen das Design der Datenbank zu schwer fällt, ist der Designer bereit, die Datenbank an Ihre persönlichen Wünsche anzupassen, er bittet nur um eine kleine Spende.

Sie können von einer Vorlage ausgehen, die nützlich ist, wenn Sie noch nie mit einer Datenbank gearbeitet haben

Tipp 03: Geheime URL

Beginnen wir mit dem persönlichen Adressbuch . Im nächsten Fenster blockiert ein breiter orangefarbener Balken einen Teil des Bildschirms. Sodadb fragt nach Ihrer E-Mail-Adresse, um Ihre Datenbank unter einer geheimen Internetadresse zu veröffentlichen. Über diese persönliche URL speichert das Programm das Design und alle Einstellungen für das nächste Mal. Nachdem Sie Ihre E-Mail-Adresse eingegeben haben, fragt Sodadb, ob dies Ihre erste Online-Datenbank ist. Wenn Sie mit diesem Tool zusätzliche Datenbanken erstellt haben, können Sie diese gemeinsam verwalten. Wenn Sie sich nur die Vorlage ansehen möchten, klicken Sie auf Ich mache das später .

Mehrere Datenbanken

Nur weil Sie eine E-Mail-Adresse eingeben müssen, bedeutet dies nicht, dass Sie nur eine Datenbank erstellen können. Sie können mehrere Datenbanken mit derselben E-Mail-Adresse verknüpfen. Auf der Registerkarte Meine anderen Formulare finden Sie alle Datenbanken, die Sie mit diesem Programm erstellt haben.

Tipp 04: Datensätze und Felder

Im Arbeitsfenster des persönlichen Adressbuchs lesen Sie die Meldung Keine Datensätze gefunden . Eine Datenbank besteht aus Datensätzen, die Sie mit Informationsblättern vergleichen können. Jeder Datensatz enthält Daten in verschiedenen Feldern. Die Namen der Felder sind fett gedruckt. Im Moment sind diese Feldnamen in Englisch. Um diese Felder anzupassen, müssen Sie zum Optionsmenü oben links gehen. Öffnen Sie dieses Menü und klicken Sie auf Benutzerdefinierte Felder einrichten . Bei Sodadb kann jeder Datensatz maximal 35 Felder enthalten: das sind viele Informationen. Um die Dinge klar zu halten, bündelt Sodadb diese 35 Felder in 5er-Gruppen.

Tipp 05: Passen Sie die Felder an

Klicken Sie auf die erste Gruppe: Felder 1-5 anzeigen . Zunächst können Sie die englischen Feldnamen durch niederländische Begriffe ersetzen. Wenn die Schablonenfelder sind , dass Sie nicht zeigen möchten, können Sie unsichtbar die Institution machen Sichtbar auf Nein zu setzen. Sie können jedem Feldnamen Hilfetext hinzufügen. Dies ist Text, der bald hellgrau unter dem Feld angezeigt wird, damit Benutzer alle Daten korrekt eingeben können. Auf diese Weise geben Sie beispielsweise an, wie ein Datum notiert werden soll. In dieser Vorlage sind die Felder 1 bis 5 alle vom Spaltentyp . Zufrieden mit diesen ersten fünf? Passen Sie dann die Felder 6 bis 10 usw. an. Vergiss nicht zu sparenSchaltfläche, bevor Sie dieses Fenster schließen.

Dropdown-Liste

Um nur bestimmte Optionen in einem bestimmten Feld zuzulassen, arbeiten Sie mit einem Dropdown-Menü. In diesem Beispiel geben wir die Provinz in Feld 6 ein. Um den Typ des Eingabefelds zu bearbeiten, klicken Sie auf die Schaltfläche links, wo nun der Spaltentyp angezeigt wird. Hier wählen Sie die Option Dropdown . Geben Sie die neuen Auswahlwerte in das grüne Feld ein, zum Beispiel: 1_Drenthe: 2_Flevoland: 3_Friesland und so weiter.

Tipp 06: Manuell ausfüllen

Alle Feldnamen, die Sie angepasst haben, sehen ordentlich aus und der Hilfetext ist ebenfalls klar. Wenn alle Felder fertig sind, können Sie den ersten Datensatz manuell ausfüllen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu und das erste Blatt wird angezeigt, dem sofort eine Seriennummer zugewiesen wurde. Nachdem Sie das erste Blatt ausgefüllt haben, können Sie mit der Schaltfläche Speichern und Neu den nächsten Datensatz vorbereiten. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern . Dadurch kehren Sie zur Spaltenübersicht zurück, in der alle Datensätze untereinander angezeigt werden.

Damit der Import reibungslos verläuft, befindet sich auf der Website eine Importvorlage

Tipp 07: Excel in Datenbank

Wenn Sie eine Liste in Excel oder Word haben, können Sie diese Informationen natürlich erneut eingeben, aber das ist eine mühsame Aufgabe. Darüber hinaus werden Tippfehler auf diese Weise garantiert in der Datenbank gespeichert. Daher ist es viel sinnvoller, eine vorhandene Liste in Sodadb zu importieren. Dieses Programm importiert nur Daten, die als CSV-Datei gespeichert sind. Csv steht für "durch Kommas getrennte Werte", daher müssen die Daten durch Kommas getrennt werden. Darüber hinaus muss die Datei so viele Spalten enthalten, wie in Ihrer Datenbank angegeben sind.

Tipp 08: Vorlage importieren

Damit der Import reibungslos verläuft, befindet sich auf der Website eine Importvorlage. Sie finden es über das Optionsmenü und wählen Sie Daten importieren . Klicken Sie in diesem Feld auf Datenbankvorlage herunterladen . Einige Sekunden später haben Sie eine CSV-Datei, die in Excel geöffnet werden kann. In dieser Tabelle sind alle Spalten basierend auf der von Ihnen erstellten Datenbank bereits fertig. Öffnen Sie nun Ihre eigene alte Datenliste. Kopieren Sie die Daten und fügen Sie sie in die entsprechenden Spalten der Excel-Vorlage ein. Anschließend speichern Sie diese Excel-Datei als: durch Kommas getrennten Wert (.csv). Dann kehren Sie zum Optionsmenü zurück . Klicken Sie dort unter Daten importierenKlicken Sie auf die Schaltfläche Datei auswählen . Wählen Sie die gerade vorbereitete CSV-Datei aus. Und alle Daten rollen ordentlich in der Online-Datenbank, ohne einen Buchstaben eingeben zu müssen.

Wenn Sie den Importvorgang immer noch als zu schwierig empfinden, können Sie sich an den Entwickler wenden. Auf der Sodadb-Website lesen wir, dass der Designer die Daten für Sie importieren möchte. Er bittet nur um eine kleine Spende dafür.

Tipp 09: Einfache Suche

Wenn die Datenbank aus Hunderten oder sogar Tausenden von Datensätzen besteht, können Sie nicht auf eine Suchfunktion verzichten. Mit dem Suchformular konsultieren Sie die Datenbank mit verschiedenen logischen Gleichungen. Angenommen, Sie möchten die Daten von Elise Janssen durchsuchen und dann auf Normales Suchformular anzeigen klicken . Daraufhin wird ein Suchformular angezeigt, in dem alle Felder verfügbar sind. Geben Sie neben dem Suchfeld den Begriff Elise unter Vorname und den Begriff Janssen unter Nachname ein . Klicken Sie dann unter den Schlüsselwörtern auf die Schaltfläche Suchen, um die Datensätze zu finden, die dieser Suchabfrage entsprechen.

Suchen speichern

Wenn Sie beispielsweise nachgeschlagen haben, wer im Januar Geburtstag hat und wer im Februar, können Sie diese erweiterten Aufgaben für später aufzeichnen. Die gespeicherten Suchanfragen werden im Suchfeld oben links untereinander angezeigt. Sie können dies erweitern, indem Sie auf das blaue Feld mit dem weißen Pfeil klicken.

Einige Benutzer dürfen nur Daten anzeigen, andere können auch Informationen eingeben und ändern

Tipp 10: Erweiterte Suche

Mit Sodadb ist es möglich, erweiterte Suchvorgänge durchzuführen. Es ist eigentlich einfacher als es aussieht. Die Suchabfrage, die wir gerade über die Feldfelder eingegeben haben, wird im Suchfeld als # Vorname # = 'Elise' UND # Nachname # = 'Janssen' angezeigt . Bei der Suche wird das Feld in Raute und der Suchbegriff in einfache Anführungszeichen gesetzt. Wenn Sie also # Vorname # = 'Elise' ODER # Vorname # = 'Elisa' eingeben, sucht Sodadb nach allen Datensätzen mit den Vornamen Elise oder Elisa. Haben Sie eine Datenbank mit Tausenden von CDs erstellt , die von den Feldern bestehen: Künstler , Album , Anzahl der CDs . Dann findet die Suchabfrage #Anzahl der CDs # <'5'Alle Künstler, von denen Sie weniger als fünf CDs haben. Es geht zu weit, um alle logischen Funktionen und möglichen Suchanfragen hier abzudecken. Die Hilfefunktion dieses Programms enthält genügend Beispiele.

Tipp 11: Zusätzliche Benutzer

Fügen Sie Benutzer hinzu, um die Informationen aus der Datenbank freizugeben. Einige können die Daten anzeigen, andere können auch Informationen eingeben und ändern. Klicken Sie dazu auf das Optionsmenü . Zuerst müssen Sie die Datenbank über die Schaltfläche Schützen Sie Ihre Datenbank schützen . Dazu müssen Sie Ihre E-Mail-Adresse eingeben (falls noch nicht geschehen). Klicken Sie dann im Menü Option auf den Befehl Festlegen Ihrer Unterbenutzer . Sie geben die E-Mail-Adressen der Personen ein, die Zugriff auf die Datenbank haben. Gleichzeitig entscheiden Sie, ob sie die Datensätze anzeigen oder hinzufügen und ändern können. Die dritte Möglichkeit besteht darin, dass sie nur Zugriff (Anzeigen, Hinzufügen und Ändern) auf die Datensätze erhalten, die sie selbst eingeben.

Tipp 12: Bearbeitungswerkzeuge

In der Entwurfsansicht können Sie Datensätze mit den verschiedenen Werkzeugen links neben jedem Datensatz weiter bearbeiten. Es gibt vier Symbole: Bearbeiten , Anzeigen , Löschen und Weitere Optionen . Die ersten drei Symbole sind selbsterklärend, aber auch weitere Optionen (grünes Pluszeichen) sind interessant. Dieser Artikel enthält Befehle wie Kopieren in die Zwischenablage , Daten Drucken , E - Mail senden , Zur Website und Auf der Karte ansehen. Ob Sie diese Zuweisungen sinnvoll verwenden können, hängt von den im Datensatz enthaltenen Informationen ab. Wenn die Daten eine Adresse oder GPS-Koordinaten enthalten, können Sie eine Google Maps-Karte in einem Bereich mit Ansicht auf Karte öffnen. Wenn der Datensatz eine E-Mail-Adresse enthält, ist der Befehl E-Mail senden wieder hilfreich. Sie können daher auch einzelne Datensätze von hier aus drucken, in eine CSV-Datei exportieren oder in die Computer-Zwischenablage kopieren.

Export

Das Optionsmenü enthält auch eine praktische Exportfunktion zum Exportieren aller oder nur der gefundenen Datensätze in CSV- oder TXT-Dateien. Wenn Datensätze E-Mail-Adressen enthalten, können Sie sogar direkt in eine Mailingliste exportieren. Und für diejenigen, die noch altmodische Adressetiketten drucken möchten, gibt es die Funktion Mehrere Spalten für Etiketten exportieren .