Geben Sie Daten schnell und sicher in Excel ein

Wir müssen Ihnen wahrscheinlich nicht sagen, dass Sie große Mengen von Abbildungen und anderen Daten in Excel problemlos abbilden können. Aber wussten Sie, dass Sie die Eingabe dieser Daten auch erheblich vereinfachen können? Alles, was Sie tun müssen, ist ein Eingabeformular zu erstellen.

Tipp 01: Warum?

Warum sollten Sie ein Eingabeformular erstellen, wenn Sie Daten auch einfach direkt in Excel eingeben können? Es ist wahr, dass Excel dafür gut geeignet ist, aber wenn Sie mehr als einmal mit dem Programm gearbeitet haben, werden Sie auch bemerkt haben, dass es manchmal nicht sehr praktisch ist, zuerst auf Zellen zu klicken, versehentlich auf die falsche Zelle zu klicken und so weiter. Das Finden von Daten in einem großen Excel-Dokument kann manchmal auch schwierig sein. Ein Ausfüllformular kann all diese Dinge viel effizienter machen. Die Eingabe ist viel schneller, Sie können sicher sein, dass Sie alles auf die gleiche Weise ausfüllen, niemals ein Feld vergessen und die eingegebenen Daten sehr einfach durchsuchen. Also loslegen!

Tipp 02: Schaltfläche Hinzufügen

So praktisch ein solches Formular auch ist, standardmäßig zeigt Excel diese Option überhaupt nicht an. Um es verwenden zu können, müssen wir daher zunächst eine Schaltfläche für die Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen (die Symbolleiste ganz oben mit unter anderem der Option Automatisch speichern). Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Schaltfläche in diesem Menü, und klicken Sie dann auf Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen . In der Standardeinstellung unter Zuweisungen Wählen Sie aus , Sie werden die sehen Beliebte Zuweisungen Option ausgewählt. Klicken Sie auf dieses Dropdown-Menü und dann auf Alle Befehle . Scrollen Sie nun, bis Sie die Option Formular sehen , klicken Sie dann auf Hinzufügen und schließlich auf OK. In der Symbolleiste für den Schnellzugriff wurde jetzt eine Schaltfläche hinzugefügt, mit der Sie ein Formular verwenden können.

Stellen Sie sicher, dass Excel weiß, was mit Ihren Werten zu tun ist

Tipp 03: Organisieren Sie den Tisch

Mit dem Formular können Sie einfach Daten in Ihr Excel-Dokument eingeben. Aber natürlich kann Excel Ihre Gedanken nicht lesen und hat wirklich keine Ahnung, was genau in das Formular aufgenommen werden soll. Glücklicherweise müssen Sie nicht programmieren können, um dies zu erreichen. Sie müssen lediglich angeben, aus welchen Informationen Ihre Tabelle / Ihr Dokument bestehen soll. Nehmen wir an, wir sind Leiter eines Vereins (Fußball, Theater, Tanz, wie Sie es nennen) und hatten gerade einen erfolgreichen Tag, an dem mehr als 200 Personen ein Anmeldeformular ausgefüllt haben. Wir wollen diese Formulare so effizient wie möglich einführen. Das machen wir also mit dem (digitalen) Formular in Excel. Daher müssen wir zuerst aus jedem Element angeben, aus welcher Datentabelle bestehen wird. In unserem Fall ist das: Vorname, Nachname,Geburtsdatum, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und gewünschtes Startdatum. Natürlich können diese Überschriften alles sein, was Sie sich vorstellen können, dies ist nur für unser Beispiel.

Tipp 04: Zelleigenschaften

Ein wichtiger nächster Schritt ist das Definieren der Zelleigenschaften. Sie können das zu erstellende Formular verwenden, ohne es zu definieren. Wenn Sie jedoch möchten, dass die von Ihnen eingegebenen Daten korrekt angezeigt werden, müssen Sie Excel mitteilen, welche Daten Sie eingeben. In unserem Fall wählen wir die Spalte Vorname und Nachname aus und klicken mit der rechten Maustaste auf Zelleigenschaften . Dann wählen wir Text , weil dies einfacher Text ist. Dann machen wir dasselbe für die Spalte Geburtsdatum , aber dort wählen wir die Eigenschaft Datum. Auf diese Weise teilen wir Excel genau mit, welche Art von Inhalt in welcher Spalte enthalten sein wird. Übrigens, was wir in diesem Artikel Spalte nennen, kann natürlich genauso gut eine Zeile sein, schließlich können Sie auch Überschriften in die erste Spalte anstatt in die erste Zeile einfügen, was auch immer Sie bevorzugen.

Schließlich geben wir der Tabelle ein offizielles Tabellenformat. Dazu wählen wir die Spalten (oder Zeilen) aus und klicken dann unter der Überschrift Stile auf Start und dann auf Als Tabelle formatieren . Sie können natürlich selbst entscheiden, welches Layout Sie wählen.

Tipp 05: Erstellen Sie ein Formular

Excel weiß jetzt genau, aus welchen Elementen unsere Tabelle besteht und wie dieser Inhalt gestaltet werden soll. Das macht es kindisch einfach, jetzt mit dem Erstellen unseres Formulars zu beginnen. Zumindest schaffen Sie es, es ist eine Frage des Knopfdrucks. Wählen Sie alle Überschriften aus, die Sie gerade erstellt haben, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Formular , die Sie selbst zur Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzugefügt haben . Wenn Sie den Formatierungsschritt in Tipp 4 übersprungen haben (schließlich haben wir gesagt, dass Sie dies im Prinzip können und können), erscheint etwas, das wie eine Fehlermeldung aussieht, aber in Wirklichkeit bietet Ihnen das Programm einfach einige Tipps und Optionen. Klicken Sie auf OK. Wenn Sie den Zellen ein Tabellenformat hinzugefügt haben, weiß Excel genau, was Sie von ihm erwarten, und diese Meldung wird nicht angezeigt. Ein kleines Menü wird nun angezeigt und Sie werden sehen, dass die Eingabefelder dieses Menüs den Überschriften entsprechen, die Sie für Ihre Tabelle erstellt haben. Machen Sie sich keine Sorgen, wenn Sie einen Tippfehler in einer Kopfzeile gemacht haben: Sie können dies leicht ändern. Danach wird Ihre Änderung sofort in Ihrem Formular angezeigt.

Tipp 06: Füllen Sie das Formular aus

Sie werden jetzt in Sekundenschnelle feststellen, warum das Ausfüllen eines Excel-Dokuments mithilfe eines Formulars so viel bequemer ist. Neben den von Ihnen eingegebenen Überschriften wird im Fenster ein Eingabefeld angezeigt. Dort können Sie die eigentlichen Daten eingeben. Wenn Sie sich in einem Feld befinden und den gewünschten Wert eingegeben haben, drücken Sie die Tabulatortaste, um schnell zum nächsten Feld zu gelangen. Wenn Sie die Eingabetaste drücken, wird der Inhalt tatsächlich zum Formular hinzugefügt. Auf diese Weise können Sie Ihre Daten sehr schnell eingeben, ohne sich Sorgen machen zu müssen, dass versehentlich die falsche Zelle überschrieben wird. Wenn Sie noch schneller zwischen den Feldern navigieren möchten (z. B. wenn Sie nicht unbedingt alle Felder ausfüllen möchten), können Sie auch mit der Alt-Taste springen.Unter Ihren Überschriften sehen Sie Striche unter bestimmten Buchstaben: Wenn Sie diesen Buchstaben in Kombination mit der Alt-Taste drücken, springt Ihr Cursor direkt zum entsprechenden Feld.

Sie können sogar Fehlermeldungen für falsche Eingaben generieren

Tipp 07: Suchen Sie nach Daten

Jedes Mal, wenn Sie die Eingabetaste drücken, werden die in die Felder eingegebenen Informationen zu Ihrer Excel-Tabelle hinzugefügt. Das Formularfenster ist jedoch nicht nur nützlich für die Eingabe von Daten, Sie können Ihre Daten auch sehr einfach durchsuchen. Wenn Sie im Formularfenster auf Vorherige suchen oder Weiter suchen klicken , können Sie problemlos durch die Werte Ihres Excel-Dokuments scrollen. Wenn Sie jedoch nach einer Reihe bestimmter Werte suchen, klicken Sie auf die Schaltfläche Kriterien und geben einfach die Kriterien ein, nach denen Sie suchen möchten (z. B. alle Zeilen mit einem bestimmten Geburtsdatum). Wenn Sie jetzt auf Vorherige suchen oder Weiter suchen klickenEs werden nur die Werte angezeigt, die den von Ihnen eingegebenen Kriterien entsprechen. Was Sie beachten sollten, ist, dass die Daten, nach denen Sie suchen, sehr einfach geändert werden können. Angenommen, Sie haben einen Eintrag gefunden und geben etwas anderes darüber ein. Dieser Text wird in Ihrer Excel-Tabelle ersetzt, sobald Sie die Eingabetaste drücken. Also sei vorsichtig. Sie können Daten auch löschen, indem Sie einfach auf Löschen klicken, wenn Sie einen bestimmten Eintrag gefunden haben.

Tipp 08: Begrenzen Sie das Datum

Angenommen, Sie füllen diese 200 Formulare aus und es gibt wieder einen bestimmten Zeitraum, in dem Klassen / Aktivitäten nicht beginnen können. Wenn Sie jetzt denken: Ich werde mich daran erinnern, aber ich stelle sicher, dass das Startdatum nicht in diesen Bereich fällt, dann werden Sie oft enttäuscht sein: Die meisten Menschen sind ein Star darin, ihr eigenes Gedächtnis und ihre eigene Aufmerksamkeit zu überschätzen. Es ist viel bequemer, wenn Excel angibt, dass ein bestimmter Datumsbereich nicht zulässig ist! Sie tun dies mit Hilfe der Datenvalidierung. Schließen Sie das Formular und wählen Sie die gesamte Spalte Gewünschtes Startdatum aus . Angenommen, es ist nicht möglich, zwischen dem 1. März 2019 und dem 16. März 2019 zu beginnen. Klicken Sie in die Multifunktionsleisten- Details unter der Überschrift Datentools für die Datenüberprüfung. Im Pop-up - Fenster in der Dropdown - Box unter Zulassen auf Datum . Wählen Sie unter Daten die Option Nicht zwischen und geben Sie dann den 03.01.2019 als Startdatum und den 16.03.2019 als Enddatum ein . Klicken Sie dann (noch im Popup) auf der Registerkarte Fehlermeldung und geben Sie unter Fehlermeldung den Grund ein, warum dieses Datum nicht zulässig ist, z. B.: "Datum nicht zulässig, Trainer im Urlaub". Wenn Sie versuchen, ein Datum im Bereich "Verboten" einzugeben, wird die eingegebene Fehlermeldung angezeigt.

Tipp 09: Vorfüllen

In dem hier erwähnten Beispiel werden alle Felder mit dem Formular ausgefüllt. Es ist jedoch auch möglich, dass Sie einen Standardwert für eine bestimmte Spalte eingeben möchten. Beispiel: Das gewünschte Startdatum muss immer der 1. Mai 2019 sein. Nehmen wir eine leere Excel-Tabelle an, in der nur die Überschriften der Tabelle ausgefüllt sind. In (unserem Fall) geben wir in Zelle F2 (also unter Gewünschtes Startdatum ) die folgende Formel in die Formelleiste ein : = IF (A2 ""; "5/1/2019"; ""). Tatsächlich heißt es hier: Sobald etwas in Zelle A2 eingegeben wurde, geben Sie in die Zelle mit dieser Formel (F2) den Wert 5/1/2019 ein. Klicken Sie nun auf die Zelle und ziehen Sie das kleine grüne Quadrat unten rechts ganz nach unten (innerhalb derselben Spalte), um die Formel auch auf die übrigen Zellen in dieser Spalte anzuwenden. Wenn Sie jetzt Daten in Ihr Formular eingeben, sehen Sie, dass das Feld Gewünschtes Startdatum nicht mehr ausgefüllt werden kann. Dies bedeutet, dass hier standardmäßig 1-5-2019 eingetragen ist.

Tipp 10: Bedingte Informationen

Das Interessante an dem Trick, den wir in Tipp 9 gemacht haben, ist, dass Sie diesen auch verwenden können, um bedingte Daten zu verwenden. Angenommen, neue Mitglieder, die vor 1995 geboren wurden, treten einer bestimmten Gruppe bei, deren Startdatum der 1. Mai ist. Mitglieder, die in oder nach 1995 geboren wurden, treten jedoch einer Gruppe bei, deren Startdatum der 1. Juni ist. Um es uns einfach zu machen, ändern wir das Feld des Geburtsdatums in das Geburtsjahr (es kann auch von einem ganzen Datum extrapoliert werden, aber das ist viel komplizierter). Passen Sie die Zelleigenschaften dieser Spalte an und wählen Sie Nummer anstelle von Datum.

In Zelle F2 (Gewünschtes Startdatum) geben wir nun die folgende Formel ein = IF (C2> 1994; "6/1/2019"; "5/1/2019") . Um es noch einmal zusammenzufassen: Hier heißt es, dass wenn C2 (Geburtsjahr) ein Jahr enthält, das größer als 1994 ist (d. H. 1995 und höher), in F2 das Datum der 1. Juni sein muss und in allen anderen Fällen der 1. Juni . Auf diese Weise können Sie sich wirklich viel Arbeit sparen.